Beheer Elements Milfontes

Wij beheren de advertenties op Airbnb en Booking.com — teksten, foto's, huisregels en kalender — en beantwoorden elke aanvraag en vraag: vóór, tijdens en na het verblijf, zeven dagen per week. Gasten krijgen vooraf duidelijke aankomstinstructies, de check-in wordt ter plaatse verzorgd en tijdens het verblijf is er één nummer voor alles: van de wifi-code tot een verstopte afvoer.

Na vertrek schrijven we de review en reageren we op die van de gast. Problemen lossen we op voordat ze een slechte review worden. Jullie hoeven niets te doen — en horen het wél als er iets bijzonders speelt.

Elements heeft één lokaal aanspreekpunt: Dunja, op een paar minuten van het huis. Na elk verblijf wordt het huis nagelopen op schade en werking — warm water, wifi, apparaten, ontvochtiger. Kleine reparaties doen we direct; voor grotere klussen hebben we vaste vaklui (loodgieter, elektricien, timmerman) die wij inplannen, aansturen en controleren. Boven een afgesproken grens, bijvoorbeeld € 150, vragen we eerst jullie akkoord.

We houden de voorraad bij en vullen aan: welcome kits, koffie en thee, toiletpapier, schoonmaakmiddelen, lampen, batterijen. De afgelopen twee jaar regelden we zo onder meer het waterlek met de schimmelbehandeling, het schilderen van de kelder, de timmerman en de loodgieter — zonder dat de eigenaren hoefden over te vliegen.

Bij elke wissel plannen we het vaste schoonmaakteam in (€ 9 per uur plus € 10 per check-in voor de coördinator) en controleren we het resultaat vóór de gast aankomt. Al het linnen — lakens, handdoeken, strandlakens — gaat naar de wasserij (± € 75 per wissel); wij beheren de linnenvoorraad zodat er altijd een schone set klaarligt.

De gast betaalt per boeking een schoonmaakbijdrage. Die is nu € 129 en gaat in ons voorstel naar € 160, zodat een wissel kostendekkend wordt (zie KPI's). Wat het team signaleert — een kapotte lamp, een lekkende kraan — komt direct bij ons terecht.

Nu zetten we de nachtprijzen, het minimumverblijf en kortingen handmatig per kanaal, op basis van seizoen en ervaring. Dat werkt, maar reageert traag op wat er gebeurt: een festivalweekend, een leeg gat van vier dagen, een concurrent die vol zit. In pakket 2 doet het prijssysteem dit dagelijks en automatisch, over alle kanalen tegelijk — zie AI-geoptimaliseerde prijzen hieronder.

In pakket 1 ontvangen jullie maandelijks een overzicht van de boekingen, de omzet en de doorbelaste kosten, met de bonnen erbij. In pakket 2 staat alles live in jullie eigen dashboard — zie Eigen dashboard hieronder.

Lars bouwt de site opnieuw op elements-milfontes.com: snel, in het Duits en Engels, met de foto's van het huis, een live beschikbaarheidskalender, directe prijsopgave en online betalen. Wie het huis via Google, Instagram of een eerder verblijf vindt, boekt rechtstreeks — zonder de ± 19% die Booking.com per boeking kost.

De kalender is automatisch gesynchroniseerd met Airbnb en Booking.com, dus dubbele boekingen zijn uitgesloten. Website en domein zijn en blijven jullie eigendom; hosting en onderhoud zitten in de € 50 per maand.

Eén centrale kalender die alle verkoopkanalen aanstuurt: Airbnb, Booking.com, de eigen website en — nieuw — Vrbo/FeWo-direkt, Holidu en Google Vacation Rentals. Een boeking op één kanaal blokkeert direct alle andere; prijzen, minimumverblijf en beschikbaarheid worden op één plek beheerd en overal tegelijk doorgezet.

Juist FeWo-direkt is voor Duitse gasten een belangrijk kanaal. Op zichzelf levert de channel manager een bescheiden plus; vooral is het de basis waarop de prijsoptimalisatie over alle kanalen tegelijk kan werken.

Doel: de bezetting van 70% naar 75%. Het prijssysteem schakelt op tijd met prijs en kortingen als weken niet vol zitten, en vraagt meer voor gewilde weken — over alle kanalen tegelijk, op basis van de vraag in Milfontes, het seizoen, schoolvakanties in Duitsland, Nederland en Portugal, hoe ver vooruit geboekt wordt en de prijzen van vergelijkbare huizen. Augustus 2026 bewees het plafond: 90% bezet tegen € 354 per nacht.

Wij stellen de bandbreedte in — minimum- en maximumprijs, minimumverblijf — en houden de vinger aan de pols; het systeem doet het dagelijkse rekenwerk.

Een eigen, beveiligde omgeving waarin jullie op elk moment zien hoe Elements draait: omzet per maand en per kanaal, bezetting, gemiddelde nachtprijs, kosten (schoonmaak, wasserij, stroom, facturen), beheerfee en het netto resultaat — afgezet tegen het doel voor 26/27. Elke boeking staat erin, met data, kanaal en bedrag.

Jullie kunnen zelf datums blokkeren voor eigen gebruik, facturen inzien en per kwartaal de IVA-cijfers en per jaar de IRS-cijfers exporteren voor de aangifte. Geen spreadsheets meer heen en weer, geen wachten op een jaaroverzicht.

Bij de start van pakket 2 krijgen jullie een uitgebreide rapportage: de volledige cijfers per kostenpost, de uitleg van de Portugese heffingen (IVA, IRS, Segurança Social, IMI) toegespitst op jullie situatie, en een concreet plan waar en hoe we gaan optimaliseren — prijzen per seizoen, extra kanalen, de kosten per wissel, het gat in juli en de wintermaanden.

Daarna elk kwartaal een update in het dashboard: wat is gedaan, wat leverde het op en wat is de volgende stap.

Om te mogen verhuren moet Elements als alojamento local (AL) geregistreerd staan op naam van de exploitant — na de verkoop dus op jullie naam. Wij helpen jullie met de registratie bij de câmara van Odemira en met de verplichte AL-aansprakelijkheidsverzekering (± € 150 per jaar): de formulieren, de afspraken en de vertaling. In pakket 1 regelen jullie dit zelf, eventueel via jullie advocaat.

Stroom (EDP), water (Odemira) en internet (NOS) moeten op jullie naam en jullie Portugese rekening: samen ± € 206 per maand. Wij helpen met de overzetting bij alle drie de leveranciers, controleren de eerste facturen en zorgen dat de automatische incasso loopt.

De advertenties op Airbnb en Booking.com moeten aan jullie accounts en jullie bankrekening hangen. Waar het platform het toelaat helpen we de bestaande advertentie met reviews over te zetten op jullie naam (Booking.com); waar dat niet kan (Airbnb) bouwen we de advertentie opnieuw op en zorgen we dat die snel weer scoort. Lopende boekingen voor 26/27 gaan mee, en alles wordt tegelijk aangesloten op de channel manager, zodat er geen dag beschikbaarheid verloren gaat.

De jaarlijkse vergadering van de vereniging van eigenaren is in het Portugees. Wij wonen die namens jullie bij, stemmen volgens jullie instructie en sturen een kort verslag: wat is er besloten en wat kost het jullie. De bijdrage is nu € 10 per maand, vooruitbetaald tot en met 31 december 2026.

In het regime simplificado is een boekhouder niet verplicht. Het dashboard levert de cijfers kant-en-klaar: per kwartaal de IVA-aangifte (6% over de omzet), per jaar de omzet voor de IRS-aangifte (categoria B) en de grondslag voor de Segurança Social. Daarmee is een maandelijkse boekhouder (± € 100–150 per maand) niet nodig.

De aangiften zelf doen jullie — of jullie adviseur — via het Portal das Finanças. Een eenmalige check door een Portugese belastingadviseur bij de start raden we wél aan.

Onze fee wordt op de 25ste van elke maand automatisch afgeschreven van jullie creditcard, met het boekingsoverzicht van die maand erbij. Geen facturen om over te maken. De uitbetalingen van Airbnb, Booking.com en straks de eigen website komen rechtstreeks op jullie rekening.

In pakket 1 betalen jullie het schoonmaakteam, de wasserij en de inkopen zelf, op basis van ons maandoverzicht met de bonnen. In pakket 2 incasseren wij de schoonmaakkosten rechtstreeks en betalen wij team en wasserij zelf — jullie hoeven geen enkele uitbetaling te doen.

De € 50 per maand in pakket 2 dekt drie dingen: de hosting van website en dashboard, de channel manager en de AI-prijsoptimalisatie. Alle software zit erin — geen verrassingen achteraf.

25% over de bruto boekingsomzet — wat de gast betaalt, inclusief de schoonmaakbijdrage — op de 25ste automatisch afgeschreven, met het boekingsoverzicht erbij. Wij verdienen alleen als het huis verhuurd wordt; een lege maand kost jullie geen fee.

Eenmalig, bij de start van pakket 2. Daarvoor bouwen we de website, richten we channel manager, prijssysteem en dashboard in, en helpen we alles over te zetten op jullie naam: AL-registratie en verzekering, nutscontracten, platformaccounts en lopende boekingen. Reken op twee weken tot de site live staat en zes tot acht weken tot alles is overgezet — de câmara en de leveranciers bepalen het tempo.

Wat er bij jullie blijft liggen. In pakket 1: de registraties en contracten op jullie naam zetten, de belastingaangiften (of een boekhouder aansturen), de maandoverzichten controleren, team en wasserij betalen en beslissingen over prijzen en onderhoud — ruwweg tien uur per maand, in het eerste jaar meer. In pakket 2 blijft er vooral over: het dashboard bekijken, de kwartaalaangifte indienen met onze cijfers en af en toe een beslissing nemen — ongeveer drie uur per maand.